Het is je eerste werkdag, vol energie stap je het kantoor binnen helemaal klaar om jouw bijdrage te leveren aan het succes van de organisatie. De dag begint goed, je wordt hartelijk verwelkomt door je leidinggevende. Na wat handjes te hebben geschud waarbij je probeert al die nieuwe namen te onthouden vraag je enthousiast: “Waar kan ik mee beginnen?” Op dat moment valt er een korte stilte aan de andere kant, gevolgd door een bedenkelijk gezicht. Op zich een normale vraag denk je nog, je bent immers naar kantoor gekomen om ook daadwerkelijk aan de slag te gaan. Je wacht toch nog maar even met het opstropen van je mouwen en kijkt diegene tegenover je hoopvol aan…. ze zouden toch wel iets voor mij klaar hebben liggen? Ze weten toch al 2 weken dat ik vandaag zou gaan beginnen? Er ontstaat lichte paniek bij je. Het gaat nu al de verkeerde kant op en je bent nog geen uur binnen, laat staan dat je door je proeftijd heen bent.

Ineens zie je een glimlach aan de andere kant ontstaan gevolgd door opluchting aan jouw kant, je kan eindelijk aan het werk. Enthousiast begin je je mouwen van je net gestreken overhemd op te stropen en wacht met spanning op wat komen gaat. “Ik mail je wel een aantal documenten, dan kan je die alvast doorlezen, daarnaast is er vanmiddag een vergadering waarbij je kan aanschuiven.”  Langzaam begin je de mouwen van je overhemd weer af te rollen en teleurgesteld denk je lezen?? Ik wil aan de slag, geef me een concrete opdracht of laat me in ieder geval met iemand meelopen. Maar goed het is je eerste dag en je wil niet meteen laten zien dat je ook een eigen mening hebt. Met een ietwat gemaakte glimlach accepteer je het voorstel en stort je je op het doorgestuurde leesvoer.

Het valt je op dat het veel is en nogal gedetailleerd, niet echt gemakkelijk om je doorheen te worstelen. Na 2 uur lezen vraag je aan een collega die naast je zit maar waar je de naam inmiddels weer van bent vergeten, waarom er in een document gesproken wordt over zaken die door de markt niet meer worden ondersteund. Met een grote glimlach zegt je collega dat wat je aan het lezen bent een zwaar verouderde versie van een document is wat zelden nog wordt gebruikt. Sterker nog, de informatie in de nieuwste versie van het document is dusdanig veroudert dat ook deze eigenlijk nooit wordt gebruikt. De komende dagen besteed je aan het doorlezen van documenten die hopeloos veroudert zijn en je weinig leren over de gang van zaken bij je nieuwe werkgever. Gelukkig zijn je collega’s er om je bij te staan en zaken aan je uit te leggen. Dankzij een aantal sessies voor een whiteboard begin je langzaam te begrijpen hoe het in deze organisatie werkt. Het ging niet makkelijk, het kost je een hoop bloed, zweet en tranen maar nu ben je klaar om ook echt aan het werk te gaan.

Gek genoeg is het bovenstaande verhaal nog vaak de standaard. Nog regelmatig kom ik organisaties tegen waarbij werknemers niet of onvoldoende worden begeleid. Waarom? Omdat de mensen die in staat zijn om dit op een goede manier te doen vaak zo ontzettend druk zijn dat ze geen tijd hebben om nieuwe mensen in te werken of beter te maken. Schoolverlaters zie ik echter regelmatig niet weken maar maanden verwilderd om zich heen kijken  op zoek naar structuur en kennis daar waar juist intensieve begeleiding noodzakelijk is.
Steve Bockman heeft geëxperimenteerd met het efficiënt overdragen van kennis(vaardigheden) voor het in elkaar zetten van een complex papieren vliegtuig. Hiervoor gebruikt hij documentatie, reverse engineering en begeleiding. Uit de resultaten blijkt dat 12,5% in staat was om op basis van documentatie het vliegtuig te maken, 25% op basis van reverse engineering en 100% op basis van begeleiding.

Vakmanschap is schaars en als organisatie zal je je (nieuwe) werknemers moeten trainen en coachen. De meest eenvoudige en efficiënte benadering hiervoor is om ervaren vakmensen, nieuwe werknemers te laten begeleiden, de nieuwe werknemers worden vakmensen en trainen vervolgens weer de volgende generatie. Het principe is heel eenvoudig, er moeten alleen korte termijn offers worden gemaakt. Maak je vakmensen vrij voor coaching en begeleiding en laat ze minder “regulier” werk oppakken. Zo bouw je vakmanschap op in je organisatie.